〝テレワークあるあるお悩み〟を専門家がQ&Aで解決(2020.05.15)

テレワークWebミーティング

安倍晋三首相は昨日、新型コロナウイルス特別措置法に基づいて47都道府県に発令した緊急事態宣言を39県で解除すると発表。
解除されるのは「特定警戒都道府県」のうち茨城、石川、岐阜、愛知、福岡の5県と、特定警戒以外の34県になる。

というわけで、北海道、埼玉、千葉、東京、神奈川、京都、大阪、兵庫は引き続き緊急事態宣言が継続となり、首都圏を中心にしばらくはテレワークで通常業務をこなさなければならない状況が続きそうだ。

同時に急遽導入されたテレワークに対する不安や課題が顕在化しているとの声も。そんなテレワークにおける不安や課題に対し、先日、リクルートマネジメントソリューションズ シニアコンサルタント 主任研究員の武藤久美子氏による対策リポートがQ&A方式で公開されたので、コミュニケーション編を中心に紹介していきたい。

Q 同僚や上司との連絡・意思疎通に苦労している

武藤氏 「各々がオンライン上で自分のスケジュールを明らかにし、『この時間は相談可能』という時間を示しておくと、それぞれが相談しやすくなるかもしれません。また、若手社員が、上司や先輩に連絡することを躊躇してしまい、ちょっとした悩みをすぐに解消できず、つい1人で抱え込んでしまいがち…という話をよく聞きます。

部下や後輩の経験や習熟度にもよりますが、上司や先輩は定期的に(例えば1週間に1回)、1対1でオンラインミーティングの時間を設けておくのも効果的です」

Q  大人数のWebミーティングがやりづらい

武藤氏 「いくつか工夫を紹介しましょう。

・会議参加者にはアジェンダを事前に共有、会議前に各自読んでおき、会議は質疑応答から始めることで、時間を短縮できます。
・参加人数が多いときは進行役とWebミーティングのPC 操作や運営役を分けて進行するとスムーズでしょう。進行役は適宜誰かに質問したりしながら参加者を巻き込んでいきましょう。
・会議中、自分の発言がきちんと聞いてもらえているのか不安になることもあります。ZOOM の拍手の機能などを使うのも良いですが、画面に向かって拍手や大きなうなずきなど、ジェスチャーも取り入れると効果的です。

また、WEB MTG は慣れるとメリットも大きいです。それは『参加者のフラットな関係性を構築できること』です。対面でのミーティングでは、講師やファシリテーター、声の大きな人など、一部の人が時間を使ったり、一部の人に気が取られがちです。

一方で、WEB MTG では、参加者を画面分割で表示すれば全員の顔が映ります。チャットで質問や感想をもらって、それを取り上げていけば、対面では緊張する人にも光を当てやすいかもしれません」

Q 部下がサボっていないか心配…

武藤氏 「テレワークにすると、『部下がサボるのでは』あるいは『部下が働きすぎてしまうのでは』と考えてしまいがちですが、どちらも根本は同じです。それは、社員が自律的に仕事ができるか、任せておいて良いのかという不安です。

最初のうちは、それぞれの疑念を払拭し、チームの一体感を出す目的で、朝に“今日すること”、昼に進捗状況、夕方に“今日したこと”を報告するといった形でルールを決めてコミュニケーションを取るのも一考です。

メンバーがテレワークに慣れ、仕事に集中できる環境を自ら作り出せるようになったら、細かい管理は不要になるかもしれません。
また、テレワークしているメンバー自身でも、こうした環境づくりを促進することが可能です。

小社の調査でも、会社や上司は部下の業務遂行や体調面を心配・不安に思うという結果が出ています。部下も自分から適切なタイミングで仕事の進捗や成果を報告するなどして、信頼を獲得していくと良いでしょう」

 

 

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